Teori-Teori Komunikasi dalam Organisasi (Teori Birokrasi)

www.google.co.id

Teori komunikasi telah memberikan sumbangan yang besar terhadap pengertian kita mengenai organisasi. Pola-pola komunikasi di dalamnya berperan penting dalam memajukan studi mengenai organisasi, seperti menunjukkan pentingnya pola-pola komunikasi dalam hubungan/jaringan (link), struktur kekuasaan, dan budaya (culture). Menurut Littlejhon dan Foss, ruang lingkup organisasi selanjutnya dibagi kedalam beberapa pembahasan sebagai berikut:

1.      Struktur, bentuk, dan fungsi organisasi;

2.      Manajemen, kontrol; serta

3.      Kekuasaan organisasi dan budaya organisasi.

Kemudian, dibagi lagi kedalam beberapa teori organisasi, sebagai berikut:

1.      Teori Birokrasi Weber;

2.      Teori Informasi Organisasi;

3.      Teori Jaringan;

4.      Teori Koorientasi Organisasi; dan

5.      Teori Strukturasi.

 Adapun penjelasannya sebagai berikut:

Teori Birokrasi

Teori Birokrasi tidak melulu membahas persoalan politik, ataupun hal-hal berat lainnya, yang kerap membuat kita mengernyitkan dahi. Namun, Teori Birokrasi juga berlaku dalam sebuah organisasi/lembaga/instansi/perusahaan. Menurut Weber, Teori Birokrasi mengajarkan kita untuk menemukan cara-cara yang santun dalam berperilaku di organisasi. Lewat teori ini, Weber menjelaskan, organisasi memiliki sistem yang mengatur dirinya sendiri. Birokrasi dianggap berhasil memberikan efek dalam struktural fungsional organisasi.

Setidaknya, ada tiga faktor yang harus dimiliki organisasi untuk mewujudkan birokrasi, diantaranya:

a.       Otoritas atau Kewenangan (Authority)

Pada organisasi, otoritas haruslah sah atau legitimate. Efektifitas organisasi bergantung pada seberapa besar manajemen menerima kekuasaan secara sah (legitimate power) dari organisasi.

b.      Spesialisasi sebagai uraian pekerjaan/jabatan (job description)

Spesialisasi penting bagi birokrasi, yang memisahkan satu fungsi bagian dengan bagian yang lain dalam organisasi. Spesialisasi di sini berarti sejumlah individu dibagi menurut pembagian pekerjaan, dan mengetahui pekerjaan mereka masing-masing dalam organisasi. Peningkatan atau perluasan posisi atau jabatan, dan uraian pekerjaan seorang karyawan adalah sebuah contoh yang baik dari spesialisasi.

c.       Peraturan

Aturan organisasi haruslah rasional, yang dirancang untuk mencapai tujuan organisai. Apa yang membuat koordinasi organisasi dimungkinkan, karena adanya pelaksanaan dari seperangkat aturan bersama yang mengatur perilaku seseorang. Hanya melalui berbagai aturan, maka berbagai kegiatan para atasan dan bawahannya yang berjumlah mulai dari puluhan hingga ribuan orang, yang berada pada berbagai tingkatan dalam organisasi dapat diperkirakan dan dikoordinasikan.

Model birokrasi dapat dikatakan bak mesin. Ia bersifat mekanis dalam artian, bagaimana organisasi harus mengkoordinasikan kegiatannya guna mencapai tujuan bersama.